物业行政助理究竟干些什么？

在物业管理公司中，行政助理扮演着至关重要的角色，承担着众多繁杂却又不可或缺的工作，以下为你详细介绍物业行政助理的主要工作内容。

行政管理方面

文件资料管理：负责物业各类文件、档案的收集、整理、归档和保管工作，无论是小区的规划图纸、业主资料，还是公司内部的规章制度、会议记录等，都要进行妥善分类和存放，以便后续查询和使用，还要对文件进行定期的更新和维护，确保资料的准确性和完整性。

办公用品采购与管理：根据物业日常运营的需求，制定办公用品的采购计划，并负责采购工作，在采购过程中，要对比不同供应商的价格和质量，选择性价比高的产品，采购回来的办公用品要进行登记和发放管理，确保合理使用，避免浪费。

办公设备维护：关注办公设备的使用状况，如电脑、打印机、复印机等，及时发现设备故障并联系维修人员进行维修，要定期对设备进行保养，以延长设备的使用寿命，保障物业办公的正常运转。

人事相关工作

人员招聘协助：当物业有人员招聘需求时，行政助理要协助人事部门发布招聘信息，筛选简历，安排面试时间和地点，并通知应聘者，在面试过程中，做好相关的服务工作，如准备面试资料、安排面试场地等。

员工考勤管理：负责记录物业员工的考勤情况，包括出勤、请假、迟到、早退等，每月按时统计考勤数据，并将结果反馈给人事部门，作为员工工资核算和绩效考核的依据。

员工培训组织：根据物业的培训计划，协助组织员工培训活动，包括确定培训时间、地点、培训内容和培训讲师，准备培训所需的教材和设备，以及对培训效果进行评估和反馈。

客户服务支持

业主投诉处理跟进：当接到业主的投诉和建议时，行政助理要及时记录相关信息，并将其反馈给相关部门进行处理，在处理过程中，要跟进处理进度，及时向业主反馈处理情况，直到问题得到圆满解决，以提高业主的满意度。

业主活动组织：为了增强业主与物业之间的沟通和互动，行政助理要协助策划和组织各类业主活动，如节日庆祝活动、社区文化活动等，从活动的方案制定、宣传推广，到活动现场的布置和组织，都需要行政助理积极参与和协调。

对外沟通协调

与政府部门沟通：代表物业与相关政府部门进行沟通和协调，如街道办事处、城管部门、消防部门等，及时了解政府的相关政策和法规，并确保物业的运营符合要求，在遇到问题时，要积极与政府部门沟通解决。

与供应商沟通：与物业的各类供应商保持良好的沟通，如保洁公司、绿化公司、保安公司等，协调供应商的服务质量和服务时间，确保各项服务能够按时、按质完成，要对供应商的服务进行监督和评估，根据评估结果进行相应的调整和管理。

物业行政助理的工作涵盖了行政管理、人事、客户服务和对外沟通等多个方面，是物业正常运转不可或缺的重要组成部分，通过高效、细致的工作，行政助理能够为物业的发展和业主的生活提供有力的支持和保障。